Lösung
CRM nach Mass für Vertrieb und Akquise
Wir entwickeln ein CRM nach Mass, wenn Ihr Vertrieb oder Ihre Akquise anders läuft, als Standard-CRMs es vorsehen: mit Adresslisten von Kunden, Caller-Teams, Terminen für Dritte oder Rückmeldungen Ihrer Kunden. Sie starten mit einem kleinen Kern, der früh im Einsatz ist, und bauen in kurzen Schritten aus. Für klassischen Vertrieb mit Pipeline und Angeboten empfehlen wir Ihnen ehrlich ein Standard-CRM.
Für wen: Für Firmen mit Telefonakquise, Terminvermittlung oder Vertrieb über Partner, bei denen mehrere Gruppen mit denselben Kontakten arbeiten.
Ausgangslage
Wie der Ablauf heute läuft
Die Kontakte liegen in Excel-Listen, in Postfächern und in den Köpfen einzelner Leute. Wer wen wann angerufen hat, steht in einer Notiz oder nirgends. Vielleicht wurde ein Standard-CRM eingeführt, aber die eigentliche Arbeit läuft daneben weiter, weil Adresspakete, Termine für Kunden oder Provisionen darin keinen Platz haben.
Was das kostet
- Kontakte werden doppelt angerufen oder vergessen, weil jede Person ihre eigene Liste führt.
- Termine werden per Telefon und E-Mail abgestimmt, Absagen und Verschiebungen kommen zu spät an.
- Provisionen und Abrechnungen werden am Monatsende von Hand aus mehreren Listen zusammengesucht.
- Das Standard-CRM kostet pro Nutzer, und trotzdem laufen die wichtigen Schritte in Excel.
Ablauf
Wie der Ablauf danach aussieht
01
Kontakte übernehmen
Adressen aus Excel, CSV oder dem alten CRM werden eingelesen, die Spalten erkannt und Dubletten aussortiert.
02
Verteilen
Kontakte gehen als Pakete oder nach Regeln an die zuständigen Personen, etwa nach Region, Kunde oder Kampagne.
03
Anrufen und nachfassen
Ergebnis, Wiedervorlage und Notiz werden direkt in der Liste festgehalten, auch unterwegs auf dem Handy.
04
Termin buchen
Der Termin geht direkt in den richtigen Kalender. Absagen und Verschiebungen kommen automatisch zurück.
05
Rückmeldung erfassen
Ihre Kunden oder Ihr Aussendienst melden, was aus dem Termin wurde: Auftrag, Auftragswert oder Grund der Absage.
06
Auswerten und abrechnen
Übersichten zeigen Termine, Abschlüsse und offene Wiedervorlagen pro Person, Kunde und Zeitraum, als Grundlage für Provision und Rechnung.
Wann genügt ein Standard-CRM, und wann lohnt sich ein CRM nach Mass?
Für klassischen Vertrieb genügt ein Standard-CRM. Wer Firmen und Kontakte pflegt, Verkaufschancen in einer Pipeline verfolgt und Angebote verschickt, findet mit HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder Microsoft Dynamics 365 ein erprobtes Produkt. Kleine Betriebe verwalten ihre Kontakte oft direkt in bexio.
Ein CRM nach Mass lohnt sich, wenn Ihr Ablauf von diesem Muster abweicht. Zum Beispiel, wenn Sie Adressen Ihrer Kunden abarbeiten statt eigene, Termine für Dritte vereinbaren, mehrere Gruppen mit getrennten Daten arbeiten oder Ihre Kunden selbst Ergebnisse zurückmelden. Dann wird ein Standard-CRM meist mit Zusatzfeldern, Umwegen und Excel-Listen daneben betrieben.
Standard-CRM oder eigene Lösung im Vergleich
Standard-CRM
- Sofort verfügbar, erprobt und vom Hersteller weiterentwickelt
- Stark bei Pipeline, Angeboten und E-Mail-Verlauf
- Lizenzkosten pro Nutzer, jeden Monat
- Besondere Abläufe nur mit Umwegen oder teuren Anpassungen
- Daten meist in der Cloud des Anbieters
CRM nach Mass
- Bildet Ihren Ablauf ab, auch mit mehreren Gruppen und Rollen
- Kundenportal und Abrechnung direkt im System
- Keine Lizenz pro Nutzer, dafür Projektkosten und Wartung
- Neue Funktionen in kurzen Schritten
- Daten auf einem Server Ihrer Wahl
Typische Bausteine und wann Sie sie brauchen
| Baustein | Was er leistet | Wann Sie ihn brauchen |
|---|---|---|
| Kontakte und Firmen | ein gemeinsamer Bestand mit Verlauf, Dubletten werden erkannt | immer, als Kern |
| Anruflisten und Wiedervorlagen | wer heute wen anruft, mit Ergebnis und nächstem Schritt | bei Telefonakquise und Nachfassen |
| Terminbuchung | Termine direkt im Kalender, Absagen und Verschiebungen kommen zurück | wenn ein Termin das Ziel des Kontakts ist |
| Pipeline | Verkaufschancen nach Phase und Wert | bei längeren Verkaufszyklen |
| Rollen und getrennte Bereiche | jede Gruppe sieht nur ihre Daten und ihre Oberfläche | wenn Caller, Kunden oder Partner mitarbeiten |
| Kundenportal | Kunden laden Adressen hoch, sehen Termine und melden Ergebnisse | bei Akquise im Auftrag Dritter |
| Auswertungen und Abrechnung | Termine, Abschlüsse und Provisionen pro Person und Zeitraum | sobald nach Erfolg abgerechnet wird |
CRM entwickeln lassen: klein starten, in kurzen Schritten ausbauen
2 bis 3 Wochen
Vorstudie zum Festpreis
Wir nehmen Ablauf, Rollen, Datenbestand und Anbindungen auf. Sie erhalten einen Etappenplan und ein Kostendach. Festpreis CHF 4'000 bis 9'000.
Erste Etappe
Produktiver Kern
Anmeldung, Rollen, Kontaktimport und die wichtigste Liste. Bei Verling CRM war dieser Kern drei Wochen nach dem Vertrag im Einsatz.
Danach
Ausbau in kurzen Schritten
Terminbuchung, Kundenportal, Auswertungen und Schnittstellen kommen nacheinander dazu. Bei Verling CRM waren es fünf Erweiterungen in den zwei Wochen nach dem Start.
Laufend
Betrieb und Wartung
Updates, Sicherheit und kleinere Anpassungen. Rechnen Sie mit 15 bis 20 Prozent der Projektkosten pro Jahr.
Datenübernahme: Ihre Kontakte kommen mit
Wir lesen Excel- und CSV-Dateien oder einen Export Ihres bisherigen CRM ein, ordnen die Spalten zu und führen Dubletten zusammen. Vorher legen wir gemeinsam fest, welche Felder übernommen werden und was wegfallen kann.
Gewachsene Bestände brauchen fast immer eine Bereinigung: doppelte Firmen, veraltete Ansprechpersonen, Telefonnummern in unterschiedlichen Formaten. Diese Arbeit planen wir in der Vorstudie ein, denn die Datenübernahme gehört zu den grössten Kostentreibern. Kommen laufend neue Adressen dazu, etwa von Ihren Kunden, übernimmt sie ein Import im Portal oder eine Schnittstelle automatisch.
Was kostet ein CRM nach Mass in der Schweiz und Liechtenstein?
Ein CRM für ein Vertriebsteam mit Kontakten, Anruflisten und Terminbuchung liegt bei CHF 25'000 bis 50'000. Das entspricht einem internen Werkzeug für eine Abteilung. Mit Kundenportal, mehreren Rollen und Anbindungen an Kalender, E-Mail oder ERP rechnen Sie mit bis zu CHF 80'000. Dazu kommen Hosting sowie Wartung von 15 bis 20 Prozent der Projektkosten pro Jahr.
Ob sich das gegenüber Lizenzen pro Nutzer rechnet, hängt von der Zahl der Nutzer ab und davon, wie viel Anpassung ein Standard-CRM für Ihren Ablauf bräuchte. Verbindlich wird der Preis mit dem Kostendach aus der Vorstudie.
Integrationen
Welche Systeme angebunden werden
Kalender und E-Mail binden wir über Microsoft 365 oder Google Workspace an. Firmen und Aufträge können an Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP weitergehen, etwa bexio oder Abacus, damit die Rechnung dort entsteht.
- ERP und Buchhaltung
- bexio
- Abacus
- Kalender und Zusammenarbeit
- Microsoft 365
- Google Workspace
Abgrenzung
Standardsoftware oder massgeschneidert?
Standardsoftware genügt, wenn
- Ihr Vertrieb folgt dem üblichen Muster: Kontakt, Verkaufschance, Angebot, Abschluss.
- Nur Ihr eigenes Team arbeitet im CRM, ohne Kunden oder Partner.
- Ihre Anpassungen lassen sich mit Feldern und Einstellungen des Produkts lösen.
Fertige Produkte für diesen Fall: HubSpot, Pipedrive, Salesforce und Microsoft Dynamics 365 sind verbreitete Standard-CRMs. Kleine Betriebe verwalten Kontakte oft direkt in bexio.
Massgeschneidert lohnt sich, wenn
- Sie arbeiten Adresslisten Ihrer Kunden ab oder vermitteln Termine für Dritte.
- Mehrere Gruppen wie Admin, Caller und Kunden brauchen eigene Oberflächen und getrennte Daten.
- Provisionen, Erfolgshonorare oder Abrechnungen pro Termin sollen direkt aus dem CRM kommen.
- Neben dem Standard-CRM laufen die wichtigen Schritte weiterhin in Excel-Listen.
Aufwand
Preisrahmen und Dauer
- Preisrahmen
- CHF 25'000 bis 80'000
- Dauer
- 2 bis 6 Monate
Unverbindlicher Richtwert, exkl. MWST.
Was den Aufwand bestimmt
Ein CRM für ein Team mit Kontakten, Anruflisten und Terminbuchung liegt im unteren Bereich. Kundenportal, weitere Rollen und Anbindungen an ERP oder Buchhaltung erhöhen den Aufwand. Ein erster Kern kann nach wenigen Wochen produktiv sein.
Verbindlich wird der Preis nach der Vorstudie zum Festpreis.
CRM nach Mass für Vertrieb und Akquise
Häufige Fragen
Warum nicht einfach HubSpot, Pipedrive oder Salesforce?
Für klassischen Vertrieb empfehlen wir genau das. Besteht Ihr Ablauf aus Kontakt, Verkaufschance, Angebot und Abschluss, ist ein Standard-CRM in der Regel schneller eingeführt und günstiger als eine eigene Lösung. Ein CRM nach Mass lohnt sich erst, wenn Ihr Ablauf davon abweicht, etwa bei Terminvermittlung für Dritte, Kunden im System oder Abrechnung pro Termin, und das Standard-CRM nur mit Umwegen und Excel-Listen daneben funktioniert.
Können wir unsere Kontakte aus Excel oder dem alten CRM übernehmen?
Ja. Wir lesen Excel- und CSV-Dateien oder den Export Ihres bisherigen CRM ein, ordnen die Felder zu und führen Dubletten zusammen. Wie viel Bereinigung nötig ist, klären wir in der Vorstudie, denn gewachsene Bestände enthalten fast immer doppelte Firmen und veraltete Ansprechpersonen. Laufende Importe, etwa Adresslisten Ihrer Kunden, lassen sich automatisieren.
Wie abhängig machen wir uns von Natter Solutions?
So wenig wie möglich, und darauf achten wir von Anfang an. Jedes Projekt wird so dokumentiert und übergeben, dass Betrieb und Weiterentwicklung ohne uns möglich sind: Repository, Architekturbeschrieb, Betriebshandbuch und Zugangsdaten liegen bei Ihnen.
Sprechen wir über Ihren Fall.
20 Minuten genügen, um zu klären, ob sich eine eigene Lösung für Sie lohnt.