Lösung
Belegerfassung mit KI und Bankabgleich
Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen, vorkontiert und nach Freigabe in Ihr ERP gebucht. Zahlungseingänge aus der Bank werden den offenen Posten zugeordnet. Die Lösung richtet sich an Betriebe und Treuhänder, deren Standardsoftware an mehreren Gesellschaften, eigenen Kontierungsregeln oder dem bestehenden ERP scheitert.
Für wen: Für KMU und Treuhandbüros ab rund 200 Belegen pro Monat, mit Abacus, Business Central, Sage oder BMD.
Ausgangslage
Wie der Ablauf heute läuft
Rechnungen kommen als PDF per E-Mail, als Papier und über Portale. Jemand öffnet sie, tippt Lieferant, Betrag, MWST und Referenz ab, sucht das richtige Konto und die Kostenstelle und legt den Beleg ab. Am Monatsende werden Kontoauszüge Zeile für Zeile mit offenen Posten verglichen. Das funktioniert, bindet aber qualifizierte Leute an Routinearbeit.
Was das kostet
- Vier bis sechs Minuten pro Beleg, bei 500 Belegen rund eine Arbeitswoche pro Monat.
- Tippfehler bei Beträgen und Referenzen, die erst beim Mahnlauf auffallen.
- Skonto verfällt, weil Rechnungen zu lange auf Freigabe warten.
- Der Abschluss verzögert sich, weil die Abstimmung am Monatsende gebündelt wird.
Ablauf
Wie der Ablauf danach aussieht
01
Eingang
Rechnungen aus dem Postfach, vom Scanner und aus Lieferantenportalen laufen an einer Stelle zusammen.
02
Erkennung
Die KI liest Lieferant, Beträge, MWST, QR-Referenz und Positionen aus und bewertet ihre Sicherheit.
03
Vorkontierung
Konto, Kostenstelle und Steuercode werden nach Ihren Regeln und bisherigen Buchungen vorgeschlagen.
04
Freigabe
Sichere Belege laufen durch. Abweichungen sieht die zuständige Person mit Begründung.
05
Buchung
Beleg und Belegbild werden im ERP verbucht und archiviert.
06
Bankabgleich
Kontoauszüge im Format camt.053 werden täglich eingelesen und den offenen Posten zugeordnet.
Integrationen
Welche Systeme angebunden werden
Die Buchungslogik bleibt in Ihrem ERP. Wir liefern vorkontierte Belege über die vorhandene Schnittstelle und holen Kontoauszüge über EBICS oder den Dateiexport Ihrer Bank.
- ERP und Buchhaltung
- Abacus
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Sage
- BMD
- bexio
- Bank und Zahlungsverkehr
- camt.053 und camt.054
- Bankanbindung via EBICS
- QR-Rechnung
- Dokumente und Archiv
- DMS und Archiv
- KI und Automation
- Azure OpenAI
Abgrenzung
Standardsoftware oder massgeschneidert?
Standardsoftware genügt, wenn
- Sie führen eine Gesellschaft mit einem gängigen Kontenplan.
- Ihre Buchhaltungssoftware hat eine eigene Belegerkennung, die Ihre Fälle abdeckt.
- Das Volumen liegt unter 200 Belegen pro Monat.
Fertige Produkte für diesen Fall: bexio, AbaNinja, KLARA und Abacus DeepBox bieten Belegerkennung als fertiges Produkt.
Massgeschneidert lohnt sich, wenn
- Mehrere Gesellschaften oder Mandanten mit unterschiedlichen Kontierungsregeln.
- Kostenstellen, Projekte oder Aufträge müssen pro Position zugeordnet werden.
- Freigaben laufen über mehrere Personen mit Betragsgrenzen.
- Ihr ERP hat keine brauchbare Erkennung und ein Wechsel steht nicht zur Diskussion.
Aufwand
Preisrahmen und Dauer
- Preisrahmen
- CHF 25'000 bis 60'000
- Dauer
- 8 bis 14 Wochen
Unverbindlicher Richtwert, exkl. MWST.
Was den Aufwand bestimmt
Den Aufwand bestimmen die Zahl der Gesellschaften, die Kontierungsregeln und die Schnittstelle Ihres ERP. Dazu kommen Modellkosten von einigen Rappen pro Beleg.
Verbindlich wird der Preis nach der Vorstudie zum Festpreis.
Ihr Fall in Zahlen
- Stunden pro Jahr gebunden
- 500
- Kosten pro Jahr heute
- CHF 35'000
- Mögliche Einsparung pro Jahr
- CHF 26'300
375 Stunden frei für andere Aufgaben
Überschlagsrechnung mit Ihren Angaben. Kein Angebot.
Belegerfassung mit KI und Bankabgleich
Häufige Fragen
Wie zuverlässig erkennt die KI unsere Belege?
Kopfdaten wie Lieferant, Betrag, Datum und Referenz erkennt sie bei sauberen PDF-Rechnungen sehr zuverlässig, bei Scans und Handschrift weniger. Deshalb messen wir die Trefferquote in der Vorstudie an einigen hundert Ihrer echten Belege. Alles unter einem vereinbarten Vertrauenswert geht zur Kontrolle an Ihre Buchhaltung.
Funktioniert das mit unserer Buchhaltungssoftware?
Abacus, bexio, Business Central, Sage und BMD bieten dokumentierte Schnittstellen, über die Buchungen und Belegbilder übergeben werden. Bei anderen Systemen prüfen wir in der Vorstudie, ob Buchungen per API, Importdatei oder über den Hersteller übergeben werden können. Die Kontierungslogik bleibt in Ihrer Hand.
Wohin gehen unsere Daten, wenn KI im Spiel ist?
Das legen wir pro Projekt schriftlich fest. Standard ist die Verarbeitung in einer europäischen Region, mit Verträgen, die eine Nutzung Ihrer Daten zum Training ausschliessen. Für heikle Daten kommen selbst gehostete Modelle in Frage. Hosting und Datenbank liegen im EWR, die Verarbeitung ist auf DSGVO und das Schweizer Datenschutzgesetz ausgerichtet.
Sprechen wir über Ihren Fall.
20 Minuten genügen, um zu klären, ob sich eine eigene Lösung für Sie lohnt.