Lösung
Offerten automatisch erstellen
Anfragen per E-Mail oder Formular werden ausgelesen, mit Artikeln und Kundenkonditionen aus dem ERP abgeglichen und als fertiger Offertentwurf bereitgestellt. Ihr Verkauf prüft und gibt frei. So geht die Offerte am selben Tag raus statt nach einer Woche.
Für wen: Für Industrie, Handel und Handwerk mit vielen ähnlichen Anfragen und einer Preislogik im ERP.
Ausgangslage
Wie der Ablauf heute läuft
Eine Anfrage trifft ein, oft mit einer Stückliste als PDF oder Excel. Der Innendienst sucht Artikelnummern, prüft Verfügbarkeit, schlägt Kundenpreise nach und baut die Offerte im ERP oder in Word zusammen. Rückfragen gehen per E-Mail hin und her. Wer zuerst offeriert, hat oft den Auftrag, und genau dort geht die Zeit verloren.
Was das kostet
- Anfragen bleiben liegen, wenn die zuständige Person abwesend ist.
- Preise und Rabatte werden aus dem Gedächtnis oder aus alten Offerten übernommen.
- Technisches Wissen für die Artikelzuordnung steckt in wenigen Köpfen.
- Niemand weiss, wie viele Anfragen unbeantwortet geblieben sind.
Ablauf
Wie der Ablauf danach aussieht
01
Anfrage
E-Mail, Formular oder hochgeladene Stückliste wird automatisch erfasst.
02
Auslesen
Die KI erkennt Positionen, Mengen, Termine und den Kunden.
03
Abgleich
Artikel, Verfügbarkeit und Kundenkonditionen werden im ERP nachgeschlagen.
04
Entwurf
Die Offerte entsteht in Ihrem Layout, Unsicherheiten sind markiert.
05
Freigabe
Der Verkauf prüft, ergänzt und gibt frei.
06
Versand
Die Offerte geht an den Kunden und wird im ERP oder CRM abgelegt.
Integrationen
Welche Systeme angebunden werden
Preise und Konditionen werden immer aus dem führenden System gelesen. Die fertige Offerte wird dort als Beleg angelegt, damit Auftrag und Rechnung daraus entstehen können.
- ERP und Buchhaltung
- Abacus
- SAP Business One
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- proALPHA
- bexio
- CRM und Kommunikation
- HubSpot
- Kalender und Zusammenarbeit
- Microsoft 365
- KI und Automation
- Claude
Abgrenzung
Standardsoftware oder massgeschneidert?
Standardsoftware genügt, wenn
- Ihre Offerten bestehen aus wenigen Standardpositionen.
- Anfragen kommen bereits strukturiert über ein Formular oder einen Shop.
- Sie schreiben weniger als 20 Offerten pro Monat.
Fertige Produkte für diesen Fall: bexio, Abacus und die meisten ERP erstellen Offerten aus Vorlagen. CPQ-Werkzeuge decken komplexe Konfigurationen ab.
Massgeschneidert lohnt sich, wenn
- Anfragen kommen unstrukturiert als E-Mail, PDF oder Excel.
- Positionen müssen Artikeln zugeordnet werden, was Fachwissen verlangt.
- Kundenindividuelle Preise, Staffeln und Lieferzeiten sind zu berücksichtigen.
- Geschwindigkeit entscheidet über den Auftrag.
Aufwand
Preisrahmen und Dauer
- Preisrahmen
- CHF 20'000 bis 50'000
- Dauer
- 6 bis 12 Wochen
Unverbindlicher Richtwert, exkl. MWST.
Was den Aufwand bestimmt
Entscheidend sind die Qualität Ihrer Artikelstammdaten, die Vielfalt der Anfragen und die Schnittstelle zum ERP.
Verbindlich wird der Preis nach der Vorstudie zum Festpreis.
Ihr Fall in Zahlen
- Stunden pro Jahr gebunden
- 560
- Kosten pro Jahr heute
- CHF 39'200
- Mögliche Einsparung pro Jahr
- CHF 23'500
336 Stunden frei für andere Aufgaben
Überschlagsrechnung mit Ihren Angaben. Kein Angebot.
Offerten automatisch erstellen
Häufige Fragen
Woher kennt das System unsere Preise und Rabatte?
Aus Ihrem ERP oder Ihrer Preisliste. Artikel, Kundenkonditionen und Staffelpreise werden direkt abgefragt und nicht von der KI geschätzt. Die KI liest nur die Anfrage und ordnet Positionen zu.
Geht eine Offerte ohne Kontrolle an den Kunden?
Nein, ausser Sie wollen das für klar definierte Standardfälle. Im Normalfall erhält Ihr Verkauf einen fertigen Entwurf mit markierten Unsicherheiten und gibt ihn mit einem Klick frei oder passt ihn an.
Wie verhindern Sie, dass die KI Fehler produziert?
Indem sie nie allein entscheidet, wo Fehler teuer sind. Jede Erkennung bekommt einen Vertrauenswert, unsichere Fälle gehen an einen Menschen zur Freigabe, und jede Entscheidung wird protokolliert. Vor dem Go-live messen wir die Trefferquote an Ihren echten Daten.
Sprechen wir über Ihren Fall.
20 Minuten genügen, um zu klären, ob sich eine eigene Lösung für Sie lohnt.