Lösung
E-Mail-Posteingang vorsortieren
Eingehende Nachrichten in Sammelpostfächern werden automatisch erkannt, kategorisiert, der richtigen Person zugewiesen und mit einem Antwortentwurf versehen. Anhänge wie Bestellungen oder Rechnungen gehen direkt in den passenden Ablauf. Ihr Team arbeitet weiter in Outlook oder Gmail.
Für wen: Für Betriebe mit stark genutzten Adressen wie info@, bestellung@ oder service@.
Ausgangslage
Wie der Ablauf heute läuft
Im Sammelpostfach mischen sich Bestellungen, Reklamationen, Rechnungen, Bewerbungen und Werbung. Jemand liest alles, leitet weiter und fragt nach. Dringendes geht zwischen Unwichtigem unter. Ist die Person abwesend, bleibt das Postfach liegen.
Was das kostet
- Reklamationen und Terminanfragen werden zu spät gesehen.
- Dieselbe Nachricht wird von zwei Personen bearbeitet oder von keiner.
- Anhänge werden von Hand gespeichert und in andere Systeme übertragen.
- Es gibt keine Übersicht, wie viele Anfragen offen sind.
Ablauf
Wie der Ablauf danach aussieht
01
Eingang
Neue Nachrichten im freigegebenen Postfach werden laufend verarbeitet.
02
Einordnung
Art des Anliegens, Dringlichkeit, Kunde und Sprache werden erkannt.
03
Zuweisung
Die Nachricht geht an die zuständige Person oder das Team, mit Kategorie und Priorität.
04
Weiterverarbeitung
Bestellungen, Rechnungen und Formulare lösen direkt den passenden Ablauf aus.
05
Antwortentwurf
Für wiederkehrende Fragen liegt ein Entwurf bereit, den ein Mensch prüft und sendet.
Integrationen
Welche Systeme angebunden werden
Verarbeitet werden nur Postfächer, die Sie freigeben. Die Anbindung läuft über Microsoft Graph oder die Google-Schnittstellen, ohne Weiterleitung an Drittdienste.
- ERP und Buchhaltung
- Abacus
- bexio
- CRM und Kommunikation
- HubSpot
- Kalender und Zusammenarbeit
- Microsoft 365
- Google Workspace
- KI und Automation
- Azure OpenAI
- Claude
- n8n
Abgrenzung
Standardsoftware oder massgeschneidert?
Standardsoftware genügt, wenn
- Absender und Betreff reichen für die Zuordnung aus.
- Sie wollen ohnehin ein Helpdesk-System einführen.
- Das Postfach erhält weniger als 30 Nachrichten pro Tag.
Fertige Produkte für diesen Fall: Outlook-Regeln, Microsoft Copilot und Helpdesk-Systeme wie Zendesk oder Freshdesk.
Massgeschneidert lohnt sich, wenn
- Der Inhalt entscheidet über die Zuständigkeit, nicht der Absender.
- Anhänge sollen direkt in ERP, Buchhaltung oder Auftragsbearbeitung landen.
- Kundendaten aus dem CRM bestimmen Priorität und Zuweisung.
- Mehrere Sprachen und Standorte teilen sich ein Postfach.
Aufwand
Preisrahmen und Dauer
- Preisrahmen
- CHF 12'000 bis 30'000
- Dauer
- 4 bis 8 Wochen
Unverbindlicher Richtwert, exkl. MWST.
Was den Aufwand bestimmt
Der Aufwand wächst mit der Zahl der Kategorien und der angebundenen Folgeabläufe. Ein Start mit einem Postfach und fünf Kategorien liegt am unteren Ende.
Verbindlich wird der Preis nach der Vorstudie zum Festpreis.
Ihr Fall in Zahlen
- Stunden pro Jahr gebunden
- 600
- Kosten pro Jahr heute
- CHF 42'000
- Mögliche Einsparung pro Jahr
- CHF 25'200
360 Stunden frei für andere Aufgaben
Überschlagsrechnung mit Ihren Angaben. Kein Angebot.
E-Mail-Posteingang vorsortieren
Häufige Fragen
Liest die KI alle unsere E-Mails?
Nur die Postfächer, die Sie dafür freigeben, typischerweise Sammeladressen wie info@ oder bestellung@. Persönliche Postfächer bleiben unberührt. Die Verarbeitung läuft in einer europäischen Region, die Inhalte werden nicht zum Training verwendet.
Müssen wir unser E-Mail-System wechseln?
Nein. Die Lösung arbeitet mit Microsoft 365 und Google Workspace über die offiziellen Schnittstellen. Ihre Mitarbeitenden arbeiten weiter in Outlook oder Gmail und sehen dort Kategorie, Priorität und Antwortentwurf.
Arbeiten Sie mit n8n oder entwickeln Sie selbst?
Beides, je nach Fall. n8n eignet sich für überschaubare Abläufe zwischen bestehenden Systemen und lässt sich von Ihrem Team mitpflegen. Sobald Prüfpfade, Berechtigungen, hohe Volumen oder eine eigene Oberfläche nötig sind, ist eine entwickelte Anwendung robuster. Oft kombinieren wir beides.
Sprechen wir über Ihren Fall.
20 Minuten genügen, um zu klären, ob sich eine eigene Lösung für Sie lohnt.