Lösung
Terminbuchung automatisieren
Kunden buchen Termine online in freien Zeitfenstern, die aus Kalendern, Qualifikationen und Fahrzeiten berechnet werden. Bestätigung, Erinnerung und Verschiebung laufen automatisch, der Termin steht im Kalender und im ERP. Für einfache Fälle genügt ein fertiges Buchungstool, und das sagen wir Ihnen auch.
Für wen: Für Dienstleister, Praxen, Service und Beratung mit vielen Terminen pro Woche.
Ausgangslage
Wie der Ablauf heute läuft
Ein Kunde ruft an oder schreibt, jemand schaut in mehrere Kalender, schlägt Zeiten vor, wartet auf Antwort und trägt den Termin ein. Verschiebungen beginnen von vorn. Erinnerungen hängen davon ab, ob jemand daran denkt. Ausserhalb der Bürozeiten ist keine Buchung möglich.
Was das kostet
- Das Telefon unterbricht die Arbeit für Aufgaben, die keine Beratung sind.
- Versäumte Termine kosten Umsatz und lassen sich nicht nachbesetzen.
- Fahrzeiten und Qualifikationen werden von Hand berücksichtigt oder vergessen.
- Anfragen ausserhalb der Bürozeiten gehen an Mitbewerber.
Ablauf
Wie der Ablauf danach aussieht
01
Anfrage
Der Kunde wählt Leistung und Standort auf Ihrer Website.
02
Verfügbarkeit
Freie Zeitfenster werden aus Kalendern, Qualifikationen und Fahrzeiten berechnet.
03
Buchung
Der Termin wird bestätigt und in allen Kalendern eingetragen.
04
Erinnerung
E-Mail und SMS erinnern, Verschieben ist mit einem Klick möglich.
05
Nachbearbeitung
Der Termin wird im ERP oder CRM zum Auftrag, Rapport oder zur Rechnung.
Integrationen
Welche Systeme angebunden werden
Die Kalender Ihrer Mitarbeitenden bleiben das führende System. Die Buchung liest dort Verfügbarkeiten und schreibt bestätigte Termine zurück.
- ERP und Buchhaltung
- bexio
- Abacus
- CRM und Kommunikation
- HubSpot
- Twilio und SMS-Gateways
- Kalender und Zusammenarbeit
- Microsoft 365
- Google Workspace
Abgrenzung
Standardsoftware oder massgeschneidert?
Standardsoftware genügt, wenn
- Eine Person oder ein kleines Team vergibt Termine mit festen Dauern.
- Es gibt keine Abhängigkeit von Räumen, Geräten oder Fahrzeiten.
- Der Termin muss nicht im ERP weiterverarbeitet werden.
Fertige Produkte für diesen Fall: Calendly, Microsoft Bookings, Calenso und Branchenlösungen für Praxen.
Massgeschneidert lohnt sich, wenn
- Termine hängen von Qualifikation, Standort, Fahrzeug oder Material ab.
- Aussendienst und Service brauchen Routen mit realistischen Fahrzeiten.
- Aus dem Termin soll automatisch ein Auftrag oder Rapport entstehen.
- Die Buchung soll Teil Ihres Kundenportals sein.
Aufwand
Preisrahmen und Dauer
- Preisrahmen
- CHF 8'000 bis 25'000
- Dauer
- 3 bis 8 Wochen
Unverbindlicher Richtwert, exkl. MWST.
Was den Aufwand bestimmt
Ein eingerichtetes Standardtool mit Anbindung an Ihre Kalender liegt unter CHF 5'000. Eine eigene Terminlogik mit Ressourcen, Fahrzeiten und ERP-Anbindung bestimmt den oberen Bereich.
Verbindlich wird der Preis nach der Vorstudie zum Festpreis.
Terminbuchung automatisieren
Häufige Fragen
Warum nicht einfach ein fertiges Buchungstool?
Für einfache Fälle ist das die richtige Wahl, und wir richten es Ihnen gern ein. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn Ressourcen, Fahrzeiten, Qualifikationen oder Ihr ERP in die Terminvergabe einfliessen sollen. Das können Standardtools nicht.
Lassen sich mehrere Mitarbeitende, Räume oder Fahrzeuge einplanen?
Ja. Die Terminlogik berücksichtigt Kalender, Qualifikationen, Standorte und Pufferzeiten. Für Aussendienst und Service rechnet sie Fahrzeiten zwischen den Einsätzen ein.
Wann raten Sie von Individualsoftware ab?
Immer dann, wenn ein Standardprodukt den Fall zu 80 Prozent abdeckt und der Rest kein Wettbewerbsvorteil ist. Für Buchhaltung, einfache Terminbuchung oder einen kleinen Shop gibt es gute fertige Lösungen. Wir sagen Ihnen das im Erstgespräch. Massgeschneidert lohnt sich dort, wo mehrere Systeme zusammenspielen müssen oder Ihr Ablauf von der Norm abweicht.
Sprechen wir über Ihren Fall.
20 Minuten genügen, um zu klären, ob sich eine eigene Lösung für Sie lohnt.