Lösung
Rapport- und Zeiterfassung
Mitarbeitende erfassen Stunden, Material und Fotos direkt auf dem Handy, der Kunde unterschreibt vor Ort. Der Rapport geht ohne Abtippen in Verrechnung und Lohn. Sie fakturieren Tage statt Wochen nach dem Einsatz und verlieren keine Stunden mehr.
Für wen: Für Bau, Handwerk, Service und Montage mit Mitarbeitenden im Ausseneinsatz.
Ausgangslage
Wie der Ablauf heute läuft
Nach dem Einsatz wird ein Rapport auf Papier ausgefüllt, oft erst am Freitag aus dem Gedächtnis. Im Büro wird er entziffert, abgetippt und dem Auftrag zugeordnet. Material fehlt, Unterschriften fehlen, Rückfragen kosten Zeit. Die Rechnung geht spät raus und wird eher beanstandet.
Was das kostet
- Stunden und Material gehen vergessen und werden nie verrechnet.
- Das Büro verbringt Tage mit Abtippen und Nachfragen.
- Rechnungen gehen spät raus, die Liquidität leidet.
- Bei Beanstandungen fehlt der Nachweis mit Foto und Unterschrift.
Ablauf
Wie der Ablauf danach aussieht
01
Auftrag
Einsätze kommen aus ERP oder Planung auf das Handy der Mitarbeitenden.
02
Erfassung
Zeit, Material, Fotos und Notizen werden vor Ort erfasst, auch ohne Netz.
03
Unterschrift
Der Kunde unterschreibt auf dem Gerät und erhält den Rapport per E-Mail.
04
Kontrolle
Die Projektleitung prüft und gibt frei, Auffälligkeiten sind markiert.
05
Verrechnung
Rechnung und Lohndaten entstehen im ERP aus dem freigegebenen Rapport.
Integrationen
Welche Systeme angebunden werden
Aufträge, Artikel und Mitarbeitende kommen aus Ihrem ERP. Freigegebene Rapporte gehen als Leistungen und Lohnarten dorthin zurück.
- ERP und Buchhaltung
- Abacus
- bexio
- Sage
- BMD
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Bank und Zahlungsverkehr
- QR-Rechnung
- Kalender und Zusammenarbeit
- Microsoft 365
Abgrenzung
Standardsoftware oder massgeschneidert?
Standardsoftware genügt, wenn
- Sie erfassen nur Arbeitszeit, ohne Material und Auftragsbezug.
- Eine Branchenlösung bildet Ihren Rapport bereits ab.
- Ihr ERP hat eine mobile Erfassung, die Ihren Leuten genügt.
Fertige Produkte für diesen Fall: AbaClock und AbaCliK, bexio mit Zeiterfassung, Branchenlösungen wie Sorba oder Hero.
Massgeschneidert lohnt sich, wenn
- Ihr Rapport enthält Besonderheiten: Messwerte, Checklisten, Regie, Zuschläge.
- Mehrere Firmen oder Subunternehmer arbeiten auf denselben Aufträgen.
- Die Erfassung muss offline funktionieren und sehr einfach sein.
- Verrechnung und Lohn sollen ohne Zwischenschritt aus dem Rapport entstehen.
Aufwand
Preisrahmen und Dauer
- Preisrahmen
- CHF 20'000 bis 55'000
- Dauer
- 8 bis 14 Wochen
Unverbindlicher Richtwert, exkl. MWST.
Was den Aufwand bestimmt
Der Aufwand hängt vom Inhalt Ihres Rapports, den Zuschlagsregeln und der Anbindung an Verrechnung und Lohn ab.
Verbindlich wird der Preis nach der Vorstudie zum Festpreis.
Ihr Fall in Zahlen
- Stunden pro Jahr gebunden
- 960
- Kosten pro Jahr heute
- CHF 67'200
- Mögliche Einsparung pro Jahr
- CHF 57'100
816 Stunden frei für andere Aufgaben
Überschlagsrechnung mit Ihren Angaben. Kein Angebot.
Rapport- und Zeiterfassung
Häufige Fragen
Funktioniert die Erfassung auch ohne Netz auf der Baustelle?
Ja. Rapporte werden auf dem Gerät gespeichert und übertragen, sobald wieder Empfang besteht. Fotos und Unterschriften eingeschlossen.
Brauchen unsere Mitarbeitenden eine App aus dem App Store?
In der Regel nicht. Die Erfassung läuft als Web-App, die sich wie eine App auf dem Startbildschirm installieren lässt. Das spart Freigabeprozesse und funktioniert auf iPhone, Android und Tablet gleich.
Wann raten Sie von Individualsoftware ab?
Immer dann, wenn ein Standardprodukt den Fall zu 80 Prozent abdeckt und der Rest kein Wettbewerbsvorteil ist. Für Buchhaltung, einfache Terminbuchung oder einen kleinen Shop gibt es gute fertige Lösungen. Wir sagen Ihnen das im Erstgespräch. Massgeschneidert lohnt sich dort, wo mehrere Systeme zusammenspielen müssen oder Ihr Ablauf von der Norm abweicht.
Sprechen wir über Ihren Fall.
20 Minuten genügen, um zu klären, ob sich eine eigene Lösung für Sie lohnt.