Lösung
Kundenportal mit ERP-Anbindung
Ein Kundenportal zeigt Ihren Kunden Aufträge, Lieferstatus, Dokumente und Rechnungen in Selbstbedienung und nimmt Nachbestellungen und Anfragen strukturiert entgegen. Es ist an ERP und CRM angebunden, damit die Angaben stimmen. Ihr Innendienst gewinnt Zeit für Fälle, die wirklich ein Gespräch brauchen.
Für wen: Für Hersteller, Dienstleister und Treuhänder mit wiederkehrenden Kunden und vielen Statusfragen.
Ausgangslage
Wie der Ablauf heute läuft
Kunden fragen per Telefon und E-Mail nach Lieferterminen, Rechnungskopien, Zertifikaten und dem Stand ihrer Aufträge. Der Innendienst schlägt im ERP nach und antwortet. Dokumente werden als Anhang verschickt und beim Kunden wieder gesucht. Das bindet Personal und wirkt neben digitalen Wettbewerbern altmodisch.
Was das kostet
- Ein grosser Teil der Anrufe sind Fragen, die das ERP längst beantworten könnte.
- Dokumente werden mehrfach verschickt, weil sie beim Kunden nicht auffindbar sind.
- Nachbestellungen kommen formlos und müssen interpretiert werden.
- Grosskunden verlangen ein Portal als Bedingung für die Zusammenarbeit.
Ablauf
Wie der Ablauf danach aussieht
01
Anmeldung
Ihr Kunde meldet sich sicher an und sieht nur die Daten seiner Firma.
02
Überblick
Laufende Aufträge, Liefertermine und offene Rechnungen auf einer Seite.
03
Dokumente
Rechnungen, Lieferscheine und Zertifikate stehen zum Abruf bereit.
04
Aktion
Nachbestellen, Reklamation melden oder Unterlagen hochladen.
05
Abgleich
Alles landet im ERP oder CRM und bei der zuständigen Person.
Integrationen
Welche Systeme angebunden werden
Das Portal hält keine eigene Wahrheit. Aufträge, Belege und Kundendaten bleiben im führenden System und werden dort gelesen und geschrieben.
- ERP und Buchhaltung
- Abacus
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- SAP Business One
- proALPHA
- bexio
- CRM und Kommunikation
- HubSpot
- Kalender und Zusammenarbeit
- Microsoft 365
- Dokumente und Archiv
- DMS und Archiv
Abgrenzung
Standardsoftware oder massgeschneidert?
Standardsoftware genügt, wenn
- Das Portalmodul Ihres ERP zeigt, was Ihre Kunden sehen sollen.
- Es geht nur um den Abruf von Rechnungen.
- Sie haben wenige Kunden mit Portalbedarf.
Fertige Produkte für diesen Fall: Portalmodule der ERP-Hersteller, Helpdesk-Portale und die Kundenkonten gängiger Shopsysteme.
Massgeschneidert lohnt sich, wenn
- Daten aus mehreren Systemen sollen in einer Ansicht zusammenkommen.
- Ihre Kunden haben eigene Rollen, Standorte oder Kostenstellen.
- Das Portal soll Ihr Erscheinungsbild tragen und zu Ihrem Angebot passen.
- Bestellungen, Freigaben oder Uploads brauchen eigene Abläufe.
Aufwand
Preisrahmen und Dauer
- Preisrahmen
- CHF 25'000 bis 80'000
- Dauer
- 10 bis 24 Wochen
Unverbindlicher Richtwert, exkl. MWST.
Was den Aufwand bestimmt
Ein Portal mit Auftragsübersicht, Dokumenten und einer ERP-Anbindung liegt im unteren Bereich. Zusätzliche Kundengruppen, Rollen und Systeme erhöhen den Aufwand.
Verbindlich wird der Preis nach der Vorstudie zum Festpreis.
Kundenportal mit ERP-Anbindung
Häufige Fragen
Wie sicher sind Kundendaten im Portal?
Jeder Kunde sieht ausschliesslich seine eigenen Daten, durchgesetzt auf Ebene der Datenbankabfragen und geprüft mit automatisierten Tests. Dazu kommen Zwei-Faktor-Anmeldung, verschlüsselte Übertragung, Protokollierung der Zugriffe und Hosting im EWR.
Nutzen unsere Kunden ein Portal überhaupt?
Wenn es ihnen Arbeit abnimmt, ja. Portale werden genutzt, wenn sie die häufigsten Anfragen schneller beantworten als ein Anruf: Auftragsstatus, Dokumente, Nachbestellung. Deshalb starten wir mit zwei bis drei Funktionen und messen die Nutzung, bevor weitere dazukommen.
Können sich Nutzer mit ihrem bestehenden Firmenkonto anmelden?
Ja. Portale lassen sich an Microsoft Entra ID, Google Workspace oder andere Anbieter mit OpenID Connect und SAML anbinden. Für externe Kunden richten wir eine Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentisierung ein.
Sprechen wir über Ihren Fall.
20 Minuten genügen, um zu klären, ob sich eine eigene Lösung für Sie lohnt.