Lösung
E-Rechnung aus dem ERP versenden
Wir erzeugen E-Rechnungen aus dem ERP, das Sie schon haben: XRechnung oder ZUGFeRD für Kunden in Deutschland und der EU, QR-Rechnung und eBill im Inland, jede Rechnung im Format, das der Kunde verlangt. Oft genügt dafür ein Update oder Zusatzmodul Ihres ERP-Herstellers, das sagen wir Ihnen offen. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn Rechnungen auch ausserhalb des ERP entstehen oder Kunden Sonderwünsche haben.
Für wen: Für KMU in der Schweiz und Liechtenstein mit Kunden in Deutschland oder der EU, die mit Abacus, bexio, Sage, Odoo, Business Central oder einer Branchenlösung fakturieren.
Ausgangslage
Wie der Ablauf heute läuft
Eine gesetzliche Pflicht haben Sie als KMU in der Schweiz oder in Liechtenstein ohne Niederlassung in Deutschland nicht. Ihre deutschen Kunden stellen aber bis 2028 ihre Buchhaltung auf E-Rechnungen um und dürften XRechnung oder ZUGFeRD zunehmend verlangen, auch vertraglich. Deutsche Bundesbehörden verlangen E-Rechnungen schon heute, die Bundesverwaltung in der Schweiz ab einem Vertragswert über CHF 5'000. Heute geht die Rechnung als PDF hinaus, oder jemand tippt sie ein zweites Mal ins Portal des Kunden. Im Inland laufen daneben QR-Rechnung und eBill. Jeder Kunde will etwas anderes.
Was das kostet
- Rechnungen werden ein zweites Mal von Hand ins Lieferantenportal des Kunden getippt.
- Jeder Kunde will ein anderes Format: XRechnung, ZUGFeRD, eBill oder PDF mit QR-Rechnung.
- Eine abgewiesene Rechnung fällt erst bei der Mahnung auf, das Geld kommt später.
- Rechnungen entstehen in mehreren Systemen, etwa im ERP, im Shop und in einer Branchenlösung.
Ablauf
Wie der Ablauf danach aussieht
01
Rechnung wie gewohnt
Sie fakturieren weiter im ERP, im Shop oder in Ihrer Branchenlösung. Niemand erfasst eine Rechnung ein zweites Mal.
02
Format pro Kunde
Im Kundenstamm steht, was der Kunde verlangt: XRechnung, ZUGFeRD, eBill oder PDF mit QR-Rechnung, dazu Pflichtangaben wie seine Bestellnummer.
03
Strukturierte Daten
Aus den Rechnungsdaten entsteht der Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, mit Positionen, MWST und Zahlungsangaben.
04
Prüfung vor dem Versand
Jede E-Rechnung wird gegen die Norm und die Vorgaben des Kunden geprüft. Fehlt eine Angabe, sieht Ihre Buchhaltung den Grund, bevor die Rechnung hinausgeht.
05
Versand
Die Rechnung geht auf dem vereinbarten Weg hinaus: per E-Mail, über das Peppol-Netzwerk, ins Portal des Kunden oder als eBill ins E-Banking.
06
Protokoll und Archiv
Jeder Versand ist protokolliert, Fehler lösen eine Meldung aus. Die XML-Datei wird unverändert aufbewahrt, nicht nur eine Ansicht davon.
Kann Ihr ERP die E-Rechnung schon? Die ehrliche Prüfliste
Fragen Sie zuerst Ihren ERP-Hersteller. Viele Programme bieten E-Rechnungen als Funktion oder Zusatzmodul. Microsoft dokumentiert für Business Central in der deutschen Version XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3.0, Abacus versendet ZUGFeRD-Rechnungen über das Modul E-Business.
Reicht ein Update oder ein Modul, ist das eine Konfiguration für Ihren ERP-Partner und kein Projekt für uns. Beantworten Sie alle fünf Fragen mit Ja, brauchen Sie keine eigene Schnittstelle.
- Entstehen alle Rechnungen im ERP, nicht auch im Shop, in einer Branchenlösung oder in Excel?
- Erzeugt Ihre Version XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931? Ihr ERP-Partner kennt Modul, Version und Kosten.
- Liefert das ERP alle Angaben, die Ihre Kunden verlangen, etwa die Bestellnummer im vorgesehenen Feld?
- Stellt es die Rechnung auf dem gewünschten Weg zu, per E-Mail, über Peppol oder ins Portal des Kunden?
- Merken Sie, wenn ein Kunde eine E-Rechnung abweist?
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, eBill und QR-Rechnung im Überblick
| Format | Was es ist | Wofür Sie es brauchen |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML nach EN 16931, in Deutschland entwickelt | Kunden in Deutschland, deutsche Bundesbehörden |
| ZUGFeRD | PDF mit eingebetteten XML-Daten, zulässig ab Version 2.0.1 | Kunden in Deutschland: Der Kunde sieht ein PDF, sein System liest die Daten |
| Peppol | Europäisches Format Peppol BIS Billing 3.0 auf Basis von EN 16931, vor allem ein Übertragungsweg | Versand über einen Dienstleister mit Zugangspunkt, auch aus der Schweiz |
| eBill | Schweizer Lösung, die Rechnung erscheint im E-Banking des Empfängers | Kunden in der Schweiz, für Kunden in Deutschland in der Regel kein Weg |
| QR-Rechnung | Schweizer Zahlteil mit Empfänger, Betrag und Referenz, ohne Rechnungspositionen | Zahlungen in der Schweiz, keine E-Rechnung nach EN 16931 |
Was kostet eine E-Rechnung aus dem ERP? Ein Rechenbeispiel
Die Zeitersparnis allein trägt eine Schnittstelle nur bei grösserem Volumen. Oft entscheidet der wichtige Kunde, der das Format verlangt.
Annahmen: Rechnungen, die heute von Hand in ein Kundenportal getippt oder nachbearbeitet werden, 5 Minuten pro Rechnung, 85 Prozent danach ohne Handarbeit, CHF 70 pro Stunde intern, Wartung 15 Prozent der Projektkosten pro Jahr. Im Rechner auf dieser Seite setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
100 Rechnungen pro Monat ergeben 100 Stunden im Jahr, davon 85 Stunden oder CHF 5'950 gespart. Bei einer Anbindung für CHF 8'000 bleiben nach CHF 1'200 Wartung CHF 4'750 pro Jahr, das Projekt ist nach gut eineinhalb Jahren bezahlt. Bei CHF 15'000 bleiben CHF 3'700, es dauert rund vier Jahre.
300 Rechnungen aus mehreren Quellsystemen sparen CHF 17'850 pro Jahr. Nach CHF 3'750 Wartung bleiben CHF 14'100, ein Projekt für CHF 25'000 ist nach knapp zwei Jahren bezahlt.
Projektkosten und jährliche Ersparnis im Vergleich
+Werte als Tabelle anzeigen
| Wert | Projektkosten | Ersparnis pro Jahr nach Wartung |
|---|---|---|
| 100 Rechnungen, Anbindung CHF 8'000 | CHF 8'000 | CHF 4'750 |
| 100 Rechnungen, Anbindung CHF 15'000 | CHF 15'000 | CHF 3'700 |
| 300 Rechnungen, mehrere Systeme | CHF 25'000 | CHF 14'100 |
Preisrahmen nach Variante
| Variante | Preisrahmen | Hinweis |
|---|---|---|
| Zusatzmodul oder Update des ERP-Herstellers | je nach Hersteller und Lizenz | Konfiguration durch Ihren ERP-Partner, kein Projekt |
| Eigene Schnittstelle für ein System | CHF 3'000 bis 15'000 | pro Anbindung, je nach System |
| Mit zusätzlicher Logik, etwa mehreren Quellsystemen | CHF 8'000 bis 25'000 | eine Automation |
| Vorstudie mit Kostendach | CHF 4'000 bis 9'000 | Festpreis, 2 bis 3 Wochen |
| Wartung und Betrieb pro Jahr | 15 bis 20 % | der Projektkosten |
So führen Sie die E-Rechnung aus dem ERP ein
Woche 1
Erstgespräch und ERP-Prüfung
Welche Kunden verlangen welches Format, und kann Ihr ERP es schon? Reicht ein Modul, sagen wir es Ihnen.
Woche 1 bis 3
Vorgaben der Kunden festhalten
Format, Pflichtangaben und Versandweg pro Kunde. Bei mehreren Quellsystemen in einer Vorstudie zum Festpreis.
ab Woche 2
Umsetzung
Datensatz nach EN 16931, Prüfung vor dem Versand, Versandwege und Protokoll.
vor dem Start
Testrechnung beim Kunden
Ein wichtiger Kunde prüft eine Testrechnung, bevor Sie umstellen.
Woche 2 bis 8
Umstellung Kunde für Kunde
Zuerst die Kunden, die das Format verlangen. Alle anderen erhalten ihre Rechnung wie bisher.
danach
Betrieb und Wartung
ERP und Vorgaben der Kunden ändern sich, die Schnittstelle zieht mit.
Integrationen
Welche Systeme angebunden werden
Die Rechnung entsteht weiter in Ihrem ERP. Wir lesen die Rechnungsdaten über die vorhandene Schnittstelle, erzeugen das Format, das der Kunde verlangt, und protokollieren den Versand. Auch Business Central und SAP Business One binden wir an. Für Peppol arbeiten wir mit einem Dienstleister mit Zugangspunkt.
- ERP und Buchhaltung
- Abacus
- bexio
- Sage
- Odoo
- Bank und Zahlungsverkehr
- QR-Rechnung
- eBill
Abgrenzung
Standardsoftware oder massgeschneidert?
Standardsoftware genügt, wenn
- Ihre Rechnungen entstehen vollständig im ERP.
- Ihr ERP-Hersteller liefert das verlangte Format, etwa XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931.
- Nur wenige Kunden haben Sonderwünsche an Angaben oder Versandweg.
Fertige Produkte für diesen Fall: Funktionen und Zusatzmodule der ERP-Hersteller, etwa die E-Rechnung in Business Central oder das Modul E-Business von Abacus, sowie Peppol-Dienstleister mit Zugangspunkt.
Massgeschneidert lohnt sich, wenn
- Rechnungen entstehen auch im Shop, in einer Branchenlösung oder in einer FileMaker-Anwendung.
- Ihr ERP erzeugt kein strukturiertes Format, und ein Wechsel steht nicht zur Diskussion.
- Kunden verlangen eigene Angaben wie Bestellnummern pro Position oder den Versand über ihr Portal.
- Sie wollen Versand und Zustellung überwachen, statt Abweisungen erst bei der Mahnung zu bemerken.
Aufwand
Preisrahmen und Dauer
- Preisrahmen
- CHF 3'000 bis 25'000
- Dauer
- 2 bis 8 Wochen
Unverbindlicher Richtwert, exkl. MWST.
Was den Aufwand bestimmt
Reicht ein Zusatzmodul Ihres ERP-Herstellers, ist das eine Konfiguration für Ihren ERP-Partner und kein Projekt. Eine eigene Anbindung kostet je nach System CHF 3'000 bis 15'000, mit zusätzlicher Logik wie mehreren Quellsystemen CHF 8'000 bis 25'000.
Verbindlich wird der Preis nach der Vorstudie zum Festpreis.
Ihr Fall in Zahlen
- Stunden pro Jahr gebunden
- 100
- Kosten pro Jahr heute
- CHF 7'000
- Mögliche Einsparung pro Jahr
- CHF 6'000
85 Stunden frei für andere Aufgaben
Überschlagsrechnung mit Ihren Angaben. Kein Angebot.
E-Rechnung aus dem ERP versenden
Häufige Fragen
Muss ich als Schweizer Firma deutschen Kunden eine E-Rechnung schicken?
Gesetzlich nein, solange Sie in Deutschland weder Sitz noch eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte haben. Die deutsche Pflicht gilt nur, wenn Rechnungssteller und Kunde beide in Deutschland ansässig sind. Ihr Kunde kann eine E-Rechnung aber vertraglich verlangen, und das dürfte häufiger werden. Für eine deutsche Tochtergesellschaft gilt die Pflicht dagegen voll.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Nach deutschem Recht ist eine E-Rechnung ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie ein normales PDF, enthält aber zusätzlich alle Rechnungsdaten als XML.
Brauchen wir für E-Rechnungen ein neues ERP?
Nicht unbedingt. Viele ERP- und Buchhaltungsprogramme bieten E-Rechnungen als Funktion oder Zusatzmodul an, Ihr ERP-Partner kennt den Stand Ihrer Version. Fehlt die Funktion oder entstehen Rechnungen ausserhalb des ERP, erzeugt eine Schnittstelle die Daten aus Ihrem bestehenden System. Eine Anbindung kostet je nach System CHF 3'000 bis 15'000.
Sprechen wir über Ihren Fall.
20 Minuten genügen, um zu klären, ob sich eine eigene Lösung für Sie lohnt.