E-Rechnung Schweiz: Was ab 2027 für Rechnungen nach Deutschland und in die EU gilt

Nein, zwischen Unternehmen gibt es in beiden Ländern keine allgemeine Pflicht. Sie dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier, als PDF oder als strukturierte E-Rechnung verschicken. Welche Form Sie verwenden, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden.

Eine Ausnahme gilt für Aufträge des Bundes. Seit dem 1. Januar 2016 müssen Lieferanten der Bundesverwaltung elektronisch abrechnen, sobald der Vertragswert CHF 5'000 übersteigt. Kleinere Beschaffungen dürfen weiterhin auf Papier abgerechnet werden.

In Liechtenstein gibt es ebenfalls keine Pflicht zwischen Unternehmen. Öffentliche Auftraggeber müssen E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 annehmen, wenn ein Auftrag über den Schwellenwerten des Gesetzes über das Öffentliche Auftragswesen liegt. Die Landesverwaltung nimmt dafür XML oder PDF per E-Mail entgegen. Eine zentrale Plattform gibt es nicht.

Für die Mehrwertsteuer in der Schweiz gilt: Auch eine elektronische Rechnung ohne digitale Signatur berechtigt zum Vorsteuerabzug. Herkunft und Unverändertheit müssen Sie dann anders belegen können, etwa mit Lieferschein, Buchung und Zahlung.

In Deutschland wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen in drei Stufen Pflicht.

Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, kein Bild einer Rechnung. Das deutsche Gesetz verlangt ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, das sich maschinell verarbeiten lässt. Ein normales PDF gilt dort als sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.

Der Unterschied zeigt sich in der Buchhaltung Ihres Kunden. Ein PDF muss jemand lesen, oder eine Software muss es erkennen. Eine E-Rechnung liefert Lieferant, Beträge, MWST und Positionen als Felder, die das ERP direkt übernimmt.

Rechnen Sie damit, dass deutsche Kunden strukturierte Rechnungen verlangen, auch ohne gesetzliche Pflicht für Sie. Das ist unsere Einschätzung, keine Statistik. Der Grund: Ihre Kunden stellen bis 2028 ihre Kreditorenbuchhaltung auf E-Rechnungen um. Jedes PDF, das danach noch kommt, ist für sie Handarbeit.

Typische Wünsche sind ein bestimmtes Format, meist XRechnung oder ZUGFeRD im Profil EN 16931, die Bestellnummer im vorgesehenen Feld und der Versand an eine feste Adresse oder über Peppol. Ihr Kunde darf das vertraglich vereinbaren. Sie dürfen dann nicht mehr einfach ein PDF schicken.

Auch andere Länder ziehen nach. In Belgien sind strukturierte E-Rechnungen zwischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2026 Pflicht. In Frankreich müssen seit dem 1. September 2026 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und grosse Unternehmen sie ausstellen. KMU folgen am 1. September 2027. Auch diese Pflichten richten sich an Unternehmen, die im jeweiligen Land ansässig sind.

Auf EU-Ebene wurde im März 2025 das Paket VAT in the Digital Age verabschiedet. Ab dem 1. Juli 2030 gelten für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen innerhalb der EU digitale Meldepflichten auf Basis von E-Rechnungen. Ein Schweizer oder Liechtensteiner KMU ist nach unserem Verständnis nur direkt betroffen, wenn es in einem EU-Staat für die Mehrwertsteuer registriert ist und von dort in andere EU-Staaten liefert. Liechtenstein ist zwar im EWR, gehört für die Mehrwertsteuer aber zum Schweizer Gebiet.

Prüfen Sie zuerst, was Ihr ERP schon kann. Viele Programme bieten E-Rechnungen als Funktion oder Zusatzmodul. Microsoft dokumentiert für Business Central in der deutschen Version XRechnung, ZUGFeRD und Peppol BIS 3.0. Abacus versendet und erkennt ZUGFeRD-Rechnungen über das Modul E-Business. Für bexio und andere Programme fragen Sie beim Hersteller nach dem aktuellen Stand. Was in Ihrer Version und Lizenz enthalten ist, klärt Ihr ERP-Partner.

Reicht ein Zusatzmodul, ist das eine Konfiguration für Ihren ERP-Partner, kein Projekt.

Eine eigene Schnittstelle kostet je nach System CHF 3'000 bis 15'000 pro Anbindung. Braucht es zusätzliche Logik, etwa für mehrere Quellsysteme, liegt eine einzelne Automation bei CHF 8'000 bis 25'000. Mehr dazu im Ratgeber «ERP-Schnittstelle: Was kostet die Anbindung von Onlineshop und ERP?».

Den grössten Nutzen bringt die E-Rechnung auf der Eingangsseite. Kommen Lieferantenrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD, muss niemand mehr Beträge abtippen. Die Daten liegen schon als Felder vor.

Lieferanten aus der Schweiz schicken aber oft weiterhin PDF mit QR-Rechnung, weil hier keine Pflicht besteht. Sie brauchen deshalb einen Eingang, der beides kann: strukturierte Daten direkt übernehmen und PDF mit KI auslesen. Danach folgen dieselben Schritte:

Die E-Rechnung ist kein Grund für Hektik. Diese Schritte sind heute meist nicht nötig:

Ihre grösseren deutschen Kunden müssen ab Januar 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen und stellen ihre Abläufe um. Gehen Sie diese Punkte deshalb in den nächsten Wochen durch: