Grundlagen
Pflichtenheft für Software: Was hineingehört und wie detailliert es sein muss
Von Dominik Natter · Zuletzt aktualisiert am 5. November 2026 · 8 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
Das Lastenheft schreiben Sie als Auftraggeber: Es beschreibt, was die Software leisten soll und wofür. Das Pflichtenheft schreibt der Anbieter: Es beschreibt, wie er Ihre Anforderungen umsetzt. Für ein KMU reicht meist ein schlankes Lastenheft mit klaren Zielen, Abläufen und Prioritäten, ergänzt durch eine Vorstudie. Ein vollständiges Pflichtenheft für Software vor Projektstart ist bei agiler Entwicklung in Etappen selten sinnvoll.
Lastenheft und Pflichtenheft: Was ist der Unterschied?
Die beiden Begriffe stammen aus der Projektmanagement-Norm DIN 69901-5. Das Lastenheft fasst die Forderungen zusammen, die der Auftraggeber an die Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers stellt. Das Pflichtenheft enthält die Vorgaben, die der Auftragnehmer daraus für die Umsetzung erarbeitet.
Vereinfacht gesagt: Im Lastenheft steht, was die Software leisten soll und wofür Sie sie brauchen. Im Pflichtenheft steht, wie und womit der Anbieter das umsetzt. Das Lastenheft schreiben Sie, das Pflichtenheft schreibt der Anbieter, idealerweise mit Ihren Fachleuten zusammen.
In der Praxis werden die Begriffe oft vermischt. Viele Firmen nennen ihr Anforderungsdokument Pflichtenheft, obwohl es inhaltlich ein Lastenheft ist. Das ist kein Problem, solange klar ist, wer was beschreibt und wer wofür geradesteht.
Lastenheft und Pflichtenheft im Vergleich
Lastenheft
- Schreibt der Auftraggeber, also Sie.
- Beschreibt das Problem, das Ziel und die Anforderungen: was und wofür.
- Entsteht vor der Anfrage bei Anbietern.
- Dient als Grundlage für vergleichbare Offerten.
- Kommt ohne technische Lösung aus.
Pflichtenheft
- Schreibt der Auftragnehmer, also der Anbieter.
- Beschreibt die Umsetzung: wie und womit.
- Entsteht nach dem Lastenheft, oft in einer Vorstudie.
- Dient als Grundlage für Umsetzung, Abnahme und Festpreis.
- Nennt Lösungsentwurf, Schnittstellen, Technik und Etappen.
Brauchen Sie als KMU überhaupt ein Pflichtenheft?
Ein vollständiges Pflichtenheft, das jede Maske und jeden Sonderfall vor Projektstart festlegt, lohnt sich für die meisten KMU nicht. Es kostet viel Zeit, und ein Teil davon ist veraltet, sobald die ersten Anwender die Software sehen. Bei einer Entwicklung in Etappen werden Details ohnehin dann geklärt, wenn die Etappe ansteht.
Was Sie brauchen, ist ein schlankes Lastenheft: Ziel, Abläufe, Mengen, Schnittstellen und Prioritäten. Damit können Anbieter seriös offerieren. Die Umsetzungsvorgaben entstehen danach in einer Vorstudie, gemeinsam mit dem Anbieter, den Sie gewählt haben.
Ein ausführliches Pflichtenheft ist sinnvoll, wenn Sie ausschreiben müssen, etwa als öffentlicher Auftraggeber, wenn mehrere Anbieter dieselbe Grundlage für einen Gesamtfestpreis brauchen oder wenn der Auftrag weitgehend ohne Rückfragen umgesetzt werden soll.
Pflichtenheft Vorlage: Diese Punkte gehören hinein
Die folgende Gliederung eignet sich als Vorlage für Ihr Lastenheft. Sie beschreiben darin, was Sie brauchen. Der Anbieter ergänzt später im Pflichtenheft oder in der Vorstudie, wie er es umsetzt. Nicht jeder Punkt braucht mehrere Seiten. Wichtig ist, dass keiner fehlt.
Gliederung für Lastenheft und Pflichtenheft
1. Ausgangslage und Ziel
Wie arbeiten Sie heute, und was stört daran? Was soll nach dem Projekt besser sein, und woran messen Sie das? Beispiel: Offerten sollen am selben Tag rausgehen statt nach drei Tagen. Nennen Sie auch, was ausdrücklich nicht Teil des Projekts ist.
2. Benutzerrollen
Wer arbeitet mit der Software, und was darf wer? Zum Beispiel Innendienst, Aussendienst, Buchhaltung, Kunden im Portal und Administratoren. Schätzen Sie die Zahl der Nutzer pro Rolle.
3. Abläufe
Beschreiben Sie die wichtigsten Prozesse Schritt für Schritt, von der Anfrage bis zur Rechnung. Ein einfaches Ablaufschema oder eine Liste genügt. Halten Sie fest, wo heute Excel, Papier oder E-Mail im Spiel sind.
4. Funktionen mit Priorität
Listen Sie die Funktionen auf und geben Sie jeder eine Priorität: muss, soll oder kann. Muss heisst: Ohne diese Funktion geht die Software nicht in Betrieb. Wenn alles ein Muss ist, kann der Anbieter nicht sinnvoll planen.
5. Daten und Mengen
Welche Daten verwaltet die Software, und wie viele? Zum Beispiel Anzahl Kunden, Artikel, Aufträge pro Monat und Belege pro Jahr. Woher kommen die Altdaten, und in welchem Zustand sind sie? Die Datenübernahme wird oft unterschätzt.
6. Schnittstellen
Mit welchen Systemen muss die Software Daten austauschen? Typisch sind ERP, Buchhaltung, Shop, Zahlungsanbieter, E-Mail und Kalender. Nennen Sie pro System den Hersteller, die Version, wer es betreut und welche Daten in welche Richtung fliessen.
7. Nicht-funktionale Anforderungen
Hier geht es um Eigenschaften statt Funktionen: Sicherheit und Zugriffsschutz, Verfügbarkeit und Reaktionszeiten, Nutzung am Handy, Sprachen und Datenschutz.
Beim Datenschutz gilt in der Schweiz das Datenschutzgesetz, in Liechtenstein und bei vielen Kunden in der EU zusätzlich die DSGVO. Halten Sie fest, welche Personendaten verarbeitet werden und wo die Daten liegen dürfen, zum Beispiel nur bei einem Hosting in der Schweiz.
8. Abnahmekriterien
Woran erkennen Sie, dass eine Funktion fertig ist? Formulieren Sie prüfbare Kriterien und, wo möglich, Testfälle mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag. Legen Sie fest, wer abnimmt und wie Mängel gemeldet werden.
9. Betrieb und Wartung
Wer betreibt die Software nach dem Go-live, wer macht Updates, und wie schnell muss bei einer Störung jemand reagieren? Planen Sie für Wartung und Weiterentwicklung pro Jahr 15 bis 20 Prozent der Projektkosten ein.
10. Rechte am Quellcode
Halten Sie fest, dass Sie Zugriff auf den Quellcode erhalten und welche Rechte Sie daran bekommen, etwa um die Software von einem anderen Anbieter weiterentwickeln zu lassen. Mehr dazu im Ratgeber «Wem gehört der Quellcode bei Individualsoftware?».
11. Zeitplan und Budgetrahmen
Gibt es feste Termine, etwa eine Messe, einen Saisonstart oder das Supportende einer alten Lösung? Nennen Sie auch einen Budgetrahmen. Er hilft dem Anbieter, eine passende Lösung vorzuschlagen, statt die teuerste oder die billigste.
Wie detailliert müssen Anforderungen an Software sein?
So genau, dass später jemand prüfen kann, ob die Anforderung erfüllt ist. Und so offen, dass der Anbieter den besten Weg dorthin vorschlagen kann.
Eine gute Anforderung beschreibt das Problem und das Ergebnis, nicht die Bildschirmmaske. Sie nennt Mengen, Zeiten oder Beispiele, wo es darauf ankommt. Wörter wie schnell, einfach oder benutzerfreundlich sind ohne Massstab nicht prüfbar.
Für die Offerte reicht es, wenn Umfang und Schwierigkeit erkennbar sind. Die Feinheiten, etwa welche Felder eine Maske hat, klären Sie besser in der jeweiligen Etappe mit den Anwendern.
Anforderungen: unklar und besser formuliert
| Unklar | Besser | Warum |
|---|---|---|
| Die Software soll schnell sein. | Die Kundensuche zeigt Treffer in unter zwei Sekunden, auch bei 20'000 Kunden. | Messbar und mit Menge |
| Anbindung an unser ERP. | Artikel, Preise und Bestände kommen stündlich aus dem ERP, Aufträge gehen sofort zurück. | Daten, Richtung und Takt sind klar |
| Wir brauchen ein Dashboard. | Die Geschäftsleitung sieht jeden Montag offene Offerten, Umsatz pro Monat und überfällige Rechnungen. | Problem statt Lösung beschrieben |
| Benutzerfreundlich für den Aussendienst. | Ein Rapport lässt sich am Handy beim Kunden in drei Minuten erfassen, auch ohne Netz. | Prüfbar im Alltag |
| Daten aus dem alten System übernehmen. | Kunden und offene Aufträge der letzten fünf Jahre werden übernommen, ältere Daten bleiben im Archiv. | Umfang der Altdaten festgelegt |
| Die Software muss sicher sein. | Zugriff nur mit Zwei-Faktor-Anmeldung, Aussendienst sieht nur eigene Kunden, Daten liegen in der Schweiz. | Konkrete Regeln statt Wunsch |
Typische Fehler im Lastenheft
Diese Fehler sehen wir immer wieder. Jeder davon führt zu Offerten, die sich nicht vergleichen lassen, oder zu Nachträgen im Projekt.
- Lösung statt Problem beschreiben: «Ein Button, der ein PDF erzeugt» statt «Der Kunde braucht eine Auftragsbestätigung». So verbauen Sie bessere Lösungen.
- Alles als Muss markieren: Dann kann der Anbieter weder priorisieren noch eine erste Etappe vorschlagen, die schnell Nutzen bringt.
- Schnittstellen vergessen: Jedes System, mit dem Daten ausgetauscht werden, kostet je nach Schnittstelle CHF 3'000 bis 15'000. Fehlt eines im Lastenheft, fehlt es auch in der Offerte.
- Keine Abnahmekriterien: Ohne prüfbare Kriterien wird die Abnahme zur Verhandlung.
- Altdaten vergessen: Bestände aus Excel, FileMaker oder einer alten Anwendung müssen bereinigt und übernommen werden. Das ist oft mehr Arbeit als gedacht.
- Am Schreibtisch statt mit den Anwendern schreiben: Wer täglich mit dem Ablauf arbeitet, kennt die Sonderfälle. Holen Sie diese Leute früh dazu.
Vom Lastenheft zum Angebot
Ein Lastenheft allein ergibt noch keinen verlässlichen Festpreis für das ganze Projekt. Verlässlich wird der Preis in zwei Schritten: zuerst eine Vorstudie zum Festpreis, danach Etappen mit je eigenem Kostendach. So läuft das bei uns ab:
01
Lastenheft
Sie beschreiben Ziel, Abläufe, Mengen, Schnittstellen und Prioritäten. Ein paar Seiten reichen, wenn nichts Wichtiges fehlt.
02
Rückfragen und Erstgespräch
Wir stellen Fragen zu Lücken und Unklarheiten und geben eine erste Einschätzung zu Aufwand und Vorgehen.
03
Vorstudie mit Workshops
In zwei bis drei Wochen klären wir mit Ihren Fachleuten Anforderungen, Lösungsentwurf und Schnittstellen. Festpreis CHF 4'000 bis 9'000.
04
Pflichtenheft oder Backlog
Ergebnis ist eine priorisierte Liste der Anforderungen mit Etappenplan und Kostendach. Danach entscheiden Sie frei, ob und mit wem Sie umsetzen.
05
Festpreis je Etappe
Jede Etappe hat ein eigenes Kostendach und endet mit einer Abnahme. Neue Wünsche kommen auf die Liste für die nächste Etappe.
Woran Sie eine gute Offerte erkennen
Wenn Sie mehrere Offerten auf Basis Ihres Lastenhefts erhalten, achten Sie auf diese Punkte:
- Der Anbieter stellt Rückfragen, bevor er einen Preis nennt. Wer sofort einen Gesamtfestpreis nennt, hat entweder Reserven eingerechnet oder Annahmen getroffen, die Sie nicht kennen.
- Annahmen und Ausschlüsse stehen in der Offerte: Was ist nicht enthalten, etwa Arbeit beim ERP-Partner, Hosting oder Lizenzen?
- Die Offerte schlägt Etappen vor, und die erste bringt schon Nutzen im Alltag.
- Abnahme, Wartung und Rechte am Quellcode sind geregelt, nicht nur die Entwicklung.
Was kostet ein Pflichtenheft oder eine Vorstudie?
Ein Lastenheft kostet Sie vor allem interne Zeit: für Gespräche mit den Anwendern, das Sammeln von Mengen und Beispielen und das Schreiben.
Bei uns entsteht der Inhalt eines Pflichtenhefts in der Vorstudie. Sie dauert zwei bis drei Wochen und kostet zum Festpreis in der Regel CHF 4'000 bis 9'000, als Richtwert exkl. MWST. Sie erhalten Anforderungen, einen Lösungsentwurf, einen Etappenplan und ein Kostendach.
Ein ausführliches Pflichtenheft für eine Ausschreibung ist deutlich aufwendiger. Was es kostet, hängt vom Umfang des Vorhabens ab. Lassen Sie sich den Aufwand dafür vorab offerieren, statt ihn in einem Projektpreis zu verstecken.
Lastenheft, Vorstudie, Pflichtenheft und Backlog im Überblick
| Dokument | Wer erstellt es | Ergebnis | Aufwand |
|---|---|---|---|
| Lastenheft | Sie als Auftraggeber | Grundlage für vergleichbare Offerten | interne Zeit |
| Vorstudie | Anbieter mit Ihren Fachleuten | Anforderungen, Lösungsentwurf, Etappenplan, Kostendach | bei uns CHF 4'000 bis 9'000, Festpreis, 2 bis 3 Wochen |
| Pflichtenheft | Anbieter | Verbindliche Vorgaben für Umsetzung und Abnahme | je nach Umfang, vorab offerieren lassen |
| Backlog | gemeinsam, laufend gepflegt | Priorisierte Liste der Anforderungen pro Etappe | Teil der Etappen |
Woher diese Angaben kommen
Normen und Richtlinien
Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft sind in der Norm DIN 69901-5:2009-01, Projektmanagement, Teil 5: Begriffe, definiert. Die Richtlinie VDI 2519 Blatt 1 vom Dezember 2001 beschreibt das Vorgehen bei der Erstellung von Lasten- und Pflichtenheften und enthält eine Checkliste, unter anderem zu Schnittstellen, Inbetriebnahme und Qualität. Beide Texte sind kostenpflichtig. Wir geben die Definitionen sinngemäss wieder, gestützt auf die Normeinträge bei DIN Media und auf eine Seminararbeit der Ludwig-Maximilians-Universität München, die die Norm zitiert.
Datenschutz
Für die Schweiz gilt das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1). In Liechtenstein gilt die Datenschutz-Grundverordnung der EU über das EWR-Abkommen, ergänzt durch das liechtensteinische Datenschutzgesetz. Ob die DSGVO auch für ein Schweizer Unternehmen gilt, hängt davon ab, ob es Personen in der EU Waren oder Dienstleistungen anbietet oder deren Verhalten beobachtet.
Preise und Ablauf
Dauer und Preis der Vorstudie, die Kosten pro Schnittstelle und der Anteil für Wartung entsprechen den Angaben auf unseren Leistungsseiten und im Ratgeber «Was kostet Individualsoftware in der Schweiz und in Liechtenstein?». Alle Beträge sind Richtwerte exkl. MWST.
Keine Rechtsberatung
Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie Verträge, Abnahmeregeln und Fragen zu Rechten am Quellcode bei Bedarf von einem Anwalt prüfen.
Stand: November 2026.
Häufige Fragen
Wer schreibt das Pflichtenheft und wer das Lastenheft?
Das Lastenheft schreiben Sie als Auftraggeber: Es beschreibt, was die Software leisten soll und wofür. Das Pflichtenheft schreibt der Anbieter: Es beschreibt, wie er Ihre Anforderungen umsetzt. Bei uns entsteht der Inhalt eines Pflichtenhefts in der Vorstudie, gemeinsam mit Ihren Fachleuten.
Brauchen wir ein Pflichtenheft, wenn die Software agil entwickelt wird?
Ein vollständiges Pflichtenheft vor Projektstart ist bei agiler Entwicklung selten sinnvoll, weil sich viele Details erst klären, wenn die Anwender die Software sehen. Wichtig sind ein klares Ziel, priorisierte Anforderungen und prüfbare Abnahmekriterien pro Etappe. Bei uns ersetzt die Vorstudie mit Etappenplan und Kostendach das dicke Pflichtenheft, die Details folgen Etappe für Etappe.
Wie lang sollte ein Lastenheft sein?
So kurz wie möglich, aber so genau, dass ein Anbieter Umfang und Aufwand ohne viele Rückfragen einschätzen kann. Wichtiger als die Seitenzahl sind Ziel, Abläufe, Mengen, Schnittstellen und Prioritäten. Detaillierte Bildschirmentwürfe braucht es dafür noch nicht, sie entstehen besser in der jeweiligen Etappe mit den Anwendern.
Was ist die Vorstudie und warum steht sie am Anfang?
Die Vorstudie klärt in zwei bis drei Wochen, was gebaut wird, wie es in Ihre Systeme passt und was es kostet. Sie erhalten Anforderungen, einen Lösungsentwurf, einen Etappenplan und ein Kostendach. Der Preis ist fix, in der Regel CHF 4'000 bis 9'000. Danach entscheiden Sie frei, ob und mit wem Sie umsetzen.
Was passiert, wenn sich unsere Anforderungen während des Projekts ändern?
Änderungen sind normal und eingeplant. Neue Wünsche kommen auf eine gemeinsame Liste und werden mit Aufwand bewertet. Sie entscheiden, ob etwas in die laufende Etappe kommt, gegen etwas anderes getauscht wird oder in die nächste Phase wandert. So bleibt das Kostendach verbindlich.
Was kostet ein Projekt bei Natter Solutions?
Eine einzelne Automation oder Schnittstelle beginnt bei rund CHF 8'000. Geschäftsanwendungen wie Kundenportale oder die Ablösung einer Excel-Lösung liegen meist zwischen CHF 25'000 und 100'000, grössere Plattformen darüber. Auf jeder Lösungsseite steht ein Preisrahmen. Verbindlich wird er nach der Vorstudie, die Sie zum Festpreis erhalten.
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