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Digitale Souveränität im KMU: So verringern Sie die Abhängigkeit von Microsoft, US-Clouds und Lizenzkosten
Von Dominik Natter · Zuletzt aktualisiert am 5. November 2026 · 9 Min. Lesezeit
Kurz gesagt
Digitale Souveränität heisst für ein KMU: Sie wissen, wo Ihre Daten liegen, Sie kommen jederzeit in brauchbarer Form an sie heran, und Sie können den Anbieter wechseln, wenn Preis oder Bedingungen nicht mehr stimmen. Für E-Mail und Office ist die Standard-Cloud meist die richtige Wahl. Eigenständigkeit lohnt sich bei Kernprozessen, sensiblen Kundendaten und Lösungen, deren Lizenzkosten mit jedem Benutzer wachsen. Eine Bestandsaufnahme vor der nächsten Vertragsverlängerung zeigt, wo Sie stehen.
Was heisst digitale Souveränität für ein KMU?
Digitale Souveränität heisst nicht, alles selbst zu betreiben. Kein KMU braucht ein eigenes Rechenzentrum oder einen eigenen Mailserver. Gemeint ist kontrollierte Abhängigkeit: Sie wissen, von welchen Anbietern Sie abhängen, und Sie haben für die wichtigen Systeme einen Ausweg.
Praktisch läuft das auf vier Fragen hinaus:
- Daten: Wo liegen Ihre Daten, und wer kann rechtlich darauf zugreifen?
- Zugang: Kommen Sie jederzeit vollständig und in einem brauchbaren Format an Ihre Daten?
- Wechsel: Können Sie den Anbieter wechseln, ohne Ihren Betrieb lahmzulegen?
- Kosten: Wer bestimmt den Preis, und was passiert bei der nächsten Erhöhung?
Das Thema ist auch in der Politik angekommen. Der Zürcher Kantonsrat hat am 27. April 2026 ein Postulat für eine Strategie zur digitalen Souveränität des Kantons und eines zur Absicherung der kantonalen IT-Infrastruktur an den Regierungsrat überwiesen. Für ein KMU ist der Anlass meist nüchterner: eine Preiserhöhung, eine Frage zum Datenschutz oder ein Anbieter, der ein Produkt einstellt.
- Neue Preise für Microsoft-365-Abos, für bestehende Kunden ab der nächsten Verlängerung
- 1. Juli 2026
- US-Listenpreis Business Standard pro Benutzer und Monat, plus 12 Prozent
- USD 12.50 → 14
- Seit dem US CLOUD Act zählt für die Herausgabe von Daten nicht der Speicherort
- 2018
- Ab dann verbietet der EU Data Act Wechselentgelte bei Cloud-Diensten für EU-Kunden
- 12. Januar 2027
Wo wird Abhängigkeit teuer?
Abhängigkeit an sich ist kein Problem. Teuer wird sie, wenn Sie nicht mehr verhandeln können. Das sind die häufigsten Stellen:
- Lizenzen pro Benutzer: Die Kosten wachsen mit jedem neuen Mitarbeiter, auch wenn die Software dieselbe bleibt.
- Preiserhöhungen bei der Verlängerung: Sie erfahren sie oft erst, wenn ein Wechsel kurzfristig nicht mehr machbar ist.
- Proprietäre Formate: Die Daten lassen sich zwar exportieren, aber nur so, dass kein anderes System etwas damit anfangen kann.
- Kernprozesse in fremder Software: Ändert der Anbieter Funktionen, Preise oder Besitzer, ändert sich Ihr Ablauf mit.
- Fehlende Quellcoderechte: Bei Individualsoftware ohne geregelte Rechte kann nur der bisherige Entwickler weiterarbeiten.
Cloud Act Schweiz: Schützt ein Schweizer Rechenzentrum vor US-Zugriff?
Nicht vollständig. Der US CLOUD Act von 2018 verpflichtet Anbieter, Daten herauszugeben, die sie besitzen, verwahren oder kontrollieren, unabhängig davon, ob die Daten in den USA oder im Ausland liegen. Massgebend ist also, wer den Anbieter kontrolliert, nicht wo der Server steht.
So sieht es auch die Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich, Dominika Blonski. Sie hält den Speicherort für die Anwendung des Cloud Act für irrelevant. Entscheidend sei die Konzernstruktur: Hat eine Gruppe ihren Sitz in den USA, ist der Cloud Act anwendbar. Zu prüfen sind Muttergesellschaft, Tochterfirmen und Unterauftragnehmer.
Ein Schweizer Rechenzentrum eines US-Anbieters ist trotzdem nicht wertlos. Es hilft bei Verfügbarkeit, Geschwindigkeit und Datenschutzpflichten. Vor einer Herausgabeanordnung aus den USA schützt es aber nicht.
Wie gross das Risiko für Ihr KMU ist, hängt von den Daten ab. Für Offerten, Projektpläne und interne Korrespondenz halten wir es für gering. Genauer hinschauen sollten Sie bei besonders schützenswerten Personendaten, etwa Gesundheitsdaten, bei Berufsgeheimnissen von Ärzten, Anwälten oder Treuhändern und bei Geschäftsgeheimnissen, von denen Ihr Vorsprung abhängt. Das ist unsere Einschätzung, keine Statistik.
Welche Regel regelt was?
| Regel | Worum es geht | Was das für Sie heisst |
|---|---|---|
| Datenschutzgesetz der Schweiz, seit 1. September 2023 | Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland | Erlaubt, wenn der Bundesrat den Schutz im Zielland als angemessen anerkennt oder geeignete Garantien bestehen, etwa Standarddatenschutzklauseln |
| Swiss-U.S. Data Privacy Framework, seit 15. September 2024 | Übermittlung an zertifizierte US-Unternehmen | Ohne zusätzliche Garantien zulässig. An den Herausgabepflichten nach US-Recht ändert es nichts |
| US CLOUD Act, seit 2018 | Herausgabe von Daten an US-Behörden | Gilt für Anbieter unter US-Kontrolle, auch wenn die Daten in der Schweiz liegen |
| EU Data Act, Artikel 29 | Entgelte beim Wechsel des Cloud-Anbieters | Ab 12. Januar 2027 verboten, für Kunden in der EU |
Was ist mit dem EU Data Act?
Der EU Data Act verpflichtet Cloud-Anbieter, den Wechsel zu einem anderen Anbieter zu ermöglichen. Bis zum 12. Januar 2027 dürfen sie dafür nur noch Entgelte verlangen, die ihre direkten Kosten des Wechsels nicht übersteigen. Ab diesem Datum dürfen sie gar keine Wechselentgelte mehr erheben.
Die Regel gilt für Anbieter, die Kunden in der EU bedienen. Ein Schweizer KMU ohne Gesellschaft in der EU kann sich nach unserem Verständnis nicht direkt darauf berufen. Haben Sie eine Tochter in Deutschland oder Österreich, sieht das anders aus. Und auch sonst ist die Regel ein Argument in Verhandlungen: Was ein Anbieter EU-Kunden anbieten muss, kann er Ihnen schwer verweigern.
Abhängigkeit von Software reduzieren: die Bestandsaufnahme
Bevor Sie etwas ändern, brauchen Sie einen Überblick. Planen Sie dafür einen halben bis einen ganzen Tag ein, das ist unser Richtwert für ein KMU mit 10 bis 50 Mitarbeitern. Am besten machen Sie es einige Monate vor der nächsten grossen Vertragsverlängerung, dann haben Sie noch Spielraum.
In sechs Schritten zur Übersicht
01
Systeme auflisten
Alle Programme und Cloud-Dienste mit Anbieter, Firmensitz, Kosten pro Jahr, Zahl der Benutzer und Ablauf der Vertragslaufzeit.
02
Kritisch oder unkritisch
Welche Systeme tragen Kernprozesse oder Kundendaten? Was passiert, wenn eines eine Woche ausfällt oder der Preis um ein Drittel steigt?
03
Datenexport testen
Exportieren Sie bei jedem kritischen System einmal alle Daten. Prüfen Sie, ob sie vollständig sind und ob ein anderes Programm sie lesen kann.
04
Verträge prüfen
Datenrückgabe, Format und Frist, Löschung, Kündigungsfrist, Preisanpassung und Unterauftragnehmer. Fehlt etwas, verhandeln Sie es bei der Verlängerung nach.
05
Lizenzen zählen
Vor jeder Verlängerung: Welche Lizenzen werden genutzt, welche Pakete sind zu gross, welche Konten gehören ehemaligen Mitarbeitern?
06
Ausweg festlegen
Für jedes kritische System: Was wäre die Alternative, wie lange dauert ein Wechsel, und welche Daten brauchen Sie dafür?
Diese Klauseln gehören in jeden wichtigen Vertrag
Bei Standardsoftware können Sie die Bedingungen selten frei verhandeln. Sie sollten sie aber kennen, bevor Sie sich festlegen. Bei Individualsoftware und bei Dienstleistern haben Sie mehr Spielraum.
- Datenrückgabe: Welche Daten bekommen Sie bei Vertragsende, in welchem Format und innert welcher Frist?
- Löschung: Bestätigt der Anbieter, dass er die Daten nach der Rückgabe löscht?
- Laufzeit und Kündigung: Wie lange sind Sie gebunden, und verlängert sich der Vertrag automatisch?
- Preisanpassung: Darf der Anbieter den Preis während der Laufzeit erhöhen, und können Sie dann kündigen?
- Sitz und Unterauftragnehmer: Wer steht hinter dem Anbieter, und wo werden die Daten verarbeitet?
- Quellcode: Bei Individualsoftware gehören Nutzungsrechte und Zugang zum Repository in den Vertrag. Mehr dazu im Ratgeber «Wem gehört der Quellcode bei Individualsoftware?».
Wo die Standard-Cloud reicht und wo sich Eigenständigkeit lohnt
Standard-Cloud ist in Ordnung
- E-Mail, Kalender, Office-Dokumente und Videokonferenzen
- Buchhaltung und Lohn, wenn ein Schweizer Standardprodukt Ihren Fall abdeckt
- Systeme, deren Daten Sie vollständig und in einem offenen Format exportieren können
- Alles, was bei jedem Unternehmen gleich abläuft und Ihnen keinen Vorsprung verschafft
Eigenständigkeit lohnt sich
- Kernprozesse, mit denen Sie sich von der Konkurrenz abheben, etwa Kalkulation, Disposition oder Auftragsabwicklung
- Kundendaten, die besonders schützenswert sind oder unter ein Berufsgeheimnis fallen
- Der Onlineshop, wenn Umsatz und Sortiment wachsen und Gebühren pro Bestellung oder für Erweiterungen ins Gewicht fallen
- Software, deren Kosten mit jedem Benutzer steigen, obwohl sie nur einen Teil Ihrer Bedürfnisse abdeckt
Welche Optionen haben Sie?
Betreiben Sie kritische Anwendungen bei einem Anbieter mit Sitz und Eigentümern in der Schweiz. Dann gilt Schweizer Recht, und der Cloud Act greift nach unserem Verständnis nicht direkt.
Achten Sie auf die Eigentümer und die Unterauftragnehmer, nicht nur auf den Standort des Rechenzentrums.
Für Shop, Kundenportal oder interne Anwendungen gibt es offene Plattformen ohne Lizenzkosten. Den Shop betreiben Sie dann zum Beispiel auf einer offenen Shop-Plattform, bei der weder pro Benutzer noch pro Bestellung Gebühren anfallen.
Sie zahlen für Entwicklung, Betrieb und Wartung, aber nicht für das Recht, die Software zu nutzen.
Individualsoftware lohnt sich dort, wo ein Kernprozess nicht in ein Standardprodukt passt. Entscheidend sind die Rechte: Quellcode, Dokumentation und Zugänge müssen bei Ihnen liegen, sonst tauschen Sie nur die eine Abhängigkeit gegen eine andere.
Wann Standardsoftware die bessere Wahl bleibt, lesen Sie im Ratgeber «Standardsoftware oder Individualsoftware: So entscheiden Sie».
Sensible Daten können Sie auch in einer US-Cloud so verschlüsseln, dass nur Sie den Schlüssel haben. Das ist oft der schnellste Weg, wenn ein Wechsel nicht in Frage kommt.
Planen Sie, wer die Schlüssel verwaltet und was passiert, wenn diese Person ausfällt.
Manchmal ist die beste Option, zu bleiben und einen Ausweg vorzubereiten: regelmässige Exporte, ein geprüfter Vertrag und eine Idee, wohin Sie wechseln würden.
Das kostet wenig und verbessert Ihre Position bei jeder Verhandlung.
Lizenzkosten senken: Lohnt sich eigene Software?
Manchmal ja, oft nicht. Ein Rechenbeispiel zeigt, wovon es abhängt. Die Zahlen sind ein Beispiel, keine Offerte.
Angenommen, Ihr KMU nutzt für einen Kernprozess eine Branchensoftware im Abo für CHF 60 pro Benutzer und Monat, mit 20 Benutzern. Das sind CHF 14'400 pro Jahr. Die Alternative ist eine eigene Lösung mit rund 500 Stunden Entwicklung zu CHF 70, also CHF 35'000. Dazu kommen Wartung von 15 Prozent der Entwicklungskosten, also CHF 5'250 pro Jahr, und Hosting von angenommen CHF 1'200 pro Jahr.
Kumulierte Kosten über fünf Jahre, Beispiel mit 20 Benutzern
+Werte als Tabelle anzeigen
| Wert | Abo-Software | Eigene Software |
|---|---|---|
| Jahr 1 | CHF 14'400 | CHF 41'450 |
| Jahr 2 | CHF 28'800 | CHF 47'900 |
| Jahr 3 | CHF 43'200 | CHF 54'350 |
| Jahr 4 | CHF 57'600 | CHF 60'800 |
| Jahr 5 | CHF 72'000 | CHF 67'250 |
In diesem Beispiel holt die eigene Lösung das Abo erst im fünften Jahr ein. Mit 10 statt 20 Benutzern kostet das Abo über fünf Jahre CHF 36'000, die eigene Lösung bleibt bei CHF 67'250. Dann ist das Abo klar günstiger. Mit mehr Benutzern oder Preiserhöhungen bei der Verlängerung kippt die Rechnung früher zugunsten der eigenen Lösung.
Die reinen Kosten sind deshalb selten der Hauptgrund. Eigene Software lohnt sich vor allem, wenn sie Ihren Ablauf besser abbildet als das Standardprodukt, wenn sie mehrere Systeme verbindet oder wenn Sie die Kontrolle über Daten und Weiterentwicklung brauchen.
Standardsoftware bleibt die bessere Wahl, wenn sie Ihren Fall weitgehend abdeckt, wenn wenige Personen damit arbeiten oder wenn der Anbieter laufend Funktionen liefert, die Sie selbst nie bauen würden. Mit welchen Wartungskosten Sie bei eigener Software rechnen müssen, zeigt der Ratgeber «Software-Wartungskosten: Was kosten Wartung und Betrieb pro Jahr?».
Was Sie nicht tun müssen
Digitale Souveränität ist kein Grund für Hektik. Diese Schritte sind für die meisten KMU nicht nötig:
- Microsoft 365 aus Prinzip verlassen. Für E-Mail und Office ist der Aufwand eines Wechsels meist grösser als der Nutzen.
- Alle Daten in die Schweiz zügeln. Der Standort allein löst die Frage des Cloud Act nicht.
- Alles verschlüsseln. Schützen Sie gezielt die Daten, bei denen ein Zugriff wirklich schaden würde.
- Standardsoftware durch Eigenentwicklung ersetzen, nur weil der Preis gestiegen ist. Rechnen Sie zuerst nach.
Quellen und Hinweise
Microsoft 365 und Kanton Zürich
Die Preise stammen aus der Mitteilung von Microsoft Licensing zu den Preis- und Paketänderungen von Microsoft 365 ab 1. Juli 2026 (US-Listenpreise in USD, je nach Land und Währung abweichend). Die Bestätigung für die Schweiz stammt aus einem Bericht der Netzwoche vom Dezember 2025. Zum Kanton Zürich stützen wir uns auf das Bulletin der Beschlüsse des Zürcher Kantonsrates vom 27. April 2026, KR-Nr. 83/2026 und 84/2026.
Datenschutz und Cloud Act
Der CLOUD Act ist im US-Recht in Titel 18 des United States Code, Paragraf 2713, geregelt. Zum Swiss-U.S. Data Privacy Framework nutzen wir die Medienmitteilung des Bundesrates vom 14. August 2024, zur Bekanntgabe ins Ausland Artikel 16 des Datenschutzgesetzes. Die Aussagen der Zürcher Datenschutzbeauftragten stammen aus einem Interview in der Netzwoche, veröffentlicht im Dezember 2025 und Januar 2026. In Liechtenstein gilt über das EWR-Abkommen die Datenschutz-Grundverordnung der EU.
EU Data Act
Die Angaben zu Wechselentgelten stammen aus der Verordnung (EU) 2023/2854, Artikel 29, zum Geltungsbereich aus Artikel 1 Absatz 3. Die EU-Kommission hat im November 2025 Änderungen vorgeschlagen. Das Verbot der Wechselentgelte ab 12. Januar 2027 soll danach bestehen bleiben. Ob und ab wann die Verordnung über das EWR-Abkommen in Liechtenstein gilt, haben wir nicht abschliessend geklärt.
Keine Rechtsberatung
Dieser Ratgeber ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Klären Sie Fragen zu Datenschutz, Berufsgeheimnis und Verträgen mit Ihrer Datenschutzberatung oder einem Anwalt.
Das Rechenbeispiel ist ein Beispiel und ersetzt keine Offerte. Stand: November 2026.
Häufige Fragen
Sind Daten in einem Schweizer Rechenzentrum von Microsoft vor dem Cloud Act geschützt?
Nicht vollständig. Der US CLOUD Act verpflichtet Anbieter unter US-Kontrolle, Daten herauszugeben, die sie besitzen oder kontrollieren, unabhängig vom Speicherort. Ein Schweizer Rechenzentrum hilft bei Verfügbarkeit und Datenschutzpflichten, schützt aber nicht vor einer Herausgabeanordnung. Wirksam ist vor allem eine Verschlüsselung, bei der nur Sie den Schlüssel haben.
Müssen KMU Microsoft 365 verlassen?
Nein. Für E-Mail, Kalender und Office ist Microsoft 365 für die meisten KMU weiterhin eine vernünftige Wahl, und ein Wechsel kostet oft mehr, als er bringt. Wichtig ist, dass Sie wissen, welche Daten dort liegen, besonders schützenswerte Daten zusätzlich schützen und vor jeder Verlängerung prüfen, welche Lizenzen Sie wirklich brauchen.
Wie prüfen wir, ob wir den Anbieter wechseln können?
Mit einem Probeexport und einem Blick in den Vertrag. Exportieren Sie einmal alle Daten des Systems und prüfen Sie, ob sie vollständig sind und ob ein anderes Programm sie lesen kann. Im Vertrag sollten Datenrückgabe, Format, Frist, Löschung und Kündigungsfrist geregelt sein. Fehlt etwas davon, kennen Sie Ihr Risiko und können es bei der nächsten Verlängerung nachverhandeln.
Ist eigene Software günstiger als Lizenzen pro Benutzer?
Nicht automatisch. Bei wenigen Benutzern ist ein Abo meist günstiger, bei vielen Benutzern und steigenden Preisen kann sich eine eigene Lösung nach einigen Jahren rechnen. Rechnen Sie Entwicklung, Wartung von rund 15 Prozent pro Jahr und Hosting gegen die Lizenzkosten über mindestens fünf Jahre. Den Ausschlag geben oft nicht die Kosten, sondern ob die Software Ihren Ablauf abbildet und ob Sie die Kontrolle über Daten und Quellcode brauchen.
Wie abhängig machen wir uns von Natter Solutions?
So wenig wie möglich, und darauf achten wir von Anfang an. Jedes Projekt wird so dokumentiert und übergeben, dass Betrieb und Weiterentwicklung ohne uns möglich sind: Repository, Architekturbeschrieb, Betriebshandbuch und Zugangsdaten liegen bei Ihnen.
Muss der Softwareanbieter den Quellcode herausgeben?
Nur wenn es vereinbart ist oder sich klar aus dem Vertrag ergibt. Das Urheberrechtsgesetz der Schweiz und jenes von Liechtenstein enthalten keinen allgemeinen Anspruch des Auftraggebers auf den Quellcode. Regeln Sie Herausgabe und Repository-Zugang deshalb ausdrücklich im Vertrag, am besten laufend und nicht erst bei Vertragsende.
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